Pierwsze kroki w biznesie – czyli jak rozpocząć prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jak zacząć?

Decyzja o założeniu firmy dla jednych wydaje się być naturalnym, kolejnym krokiem w rozwoju, dla innych jest obowiązkowym elementem wykonywania zawodu, dla niektórych będzie skokiem w przepaść albo wyzwaniem, które jednak warto podjąć.

W każdym z tych przypadków, trzeba będzie przejść formalną (urzędową) procedurę założenia firmy. Biorąc jednak pod uwagę szereg działań, które warto wykonać przed rozpoczęciem własnej działalności, samo zarejestrowanie się w CEIDG (Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej, która to tworzy bazę wszystkich przedsiębiorców) wydaje się być najprostszym zadaniem. Wszystkie działania podejmowane przed oficjalnym rozpoczęciem pracy „na swoim” mają na celu pomóc przyszłym przedsiębiorcom odnieść sukces i cieszyć się dobrze funkcjonującą firmą. Ich niezrealizowanie nie stanowi przeszkody do założenia czy prowadzenia firmy, jednak często zdecydowanie utrudnia odnalezienie swojego miejsca na rynku. Sama formalność wynikającą z rejestracji jest dosyć szybka, w szczególności jeśli wcześniej przyszła przedsiębiorca zapozna się z formularzem wniosku o wpis i podejmie decyzję o szczegółach prowadzenia działalności. 

- Autopromocja - KLIKNIJ NA GRAFIKĘ-

Warto mieć na uwadze, że zakładając działalność gospodarczą każdy z przedsiębiorców może mieć inne motywy.  Część osób, które będą się mierzyć z rozpoczynaniem działalności zakłada, że ich praca zmieni się tylko pod względem formalnym i będzie opierać się na umowach B2B (business-to-business)*. W praktyce pozostaną więc na swoim stanowisku – być może z większą możliwością działania. Dla części jest to kolejny krok w rozwoju po wcześniej prowadzonej np. działalności nierejestrowanej. W takich sytuacjach przygotowania polegające na badaniach rynku czy stworzenie biznesplanu nie będą konieczne, bowiem przedsiębiorcy znają rynek i już na nim działają. Pierwsza sytuacja obecnie często dotyczy programistów, druga sytuacja artystów, autorów ebooków lub korepetytorów. 

Niemniej jednak, podejmując wyzwanie prowadzenia jednoosobowej działalności, warto poznać rynek branżowy, obserwować rozwój innych firm czy szukać swojej niszy. Nie ulega bowiem wątpliwości, że dzisiejszy świat i biznes wymaga od przedsiębiorców (szczególnie wchodzących na rynek i prowadzących usługi dla konsumentów) sporej wiedzy, innowacyjności, szybkiego reagowania na wydarzenia na świecie, dobrego marketingu oraz znajomości nowych trendów.

Powyższe podkreślane jest w licznych pozycjach branżowych. “Istotnym akceleratorem tych zmian są, rzecz jasna, ewoluujące w czasie zachowania i oczekiwania nabywców oraz rozwój technologii komunikacyjnych i informacyjnych ICT (Information and Communications Technology). Ponadto rynkowy cykl życia większości produktów ulega skróceniu, co implikuje konieczność permanentnego dostosowywania się współczesnych przedsiębiorstw do nowych warunków otoczenia, co za tym idzie, projektowania i wdrażania innowacji, adekwatnie do potrzeb rynku. Pamiętać jednak należy, że zmiany, o których mowa, zachodzą nie tylko na poziomie produktów i stosowanych w praktyce biznesowej technologii, ale także w obszarze ich promocji/komunikacji marketingowej organizacji z rynkiem, na którym dotychczas stosowane rozwiązania w zakresie sposobów aplikacji narzędzi marketingowych wykazują, w warunkach nasilającej się konkurencji, raczej tendencję zmniejszającej się efektywności. Stąd też zachodzi konieczność bycia innowacyjnym oraz systematycznej eksploracji pojawiających się szans rynkowych w każdej dziedzinie aktywności rynkowej współczesnych organizacji, niezależnie od ich wielkości czy rodzaju reprezentowanej aktywności biznesowej.”  (tak trafnie: w Innowacje w biznesie. Wybrane zagadnienia pod. red. Mirella Barańska-Fischer, Monografie Politechniki Łódzkiej Łódź 2016).

Badanie rynku

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia działalności, powinno być badanie rynku i przygotowanie biznesplanu. Warto poczynić takie działania jak:

1. ustalenie grupy docelowej czyli swoich przyszłych odbiorców, poznanie klientów (ich zainteresowania, płeć, wiek)
2. badanie rynku pod względem popytu oraz istniejącego marketingu,
3. badanie tendencji rynkowych (stabilność, otwarcie na nowych gracz, ilość konkurencji i ich pozycje, ilość otwartych i zamkniętych firm o podobnym profilu w ostatnim roku),
4. analiza konkurencji według konkretnych kryteriów,
5. wypisz swoje mocne i słabe strony,
6. stworzenie budżetu (rozeznanie w cenach na rynku),
7. określenie swoich pierwszych kroków – czyli harmonogramu działania,
8. w zależności od potrzeb i branży – stworzenie nazwy + logo + strony internetowej i podjęcie kroków marketingowych.

Warto również – przyjmując, że przedsiębiorca posiada wiedzę i umiejętności co do pracy w danym sektorze – zgłębić wiedzę o prawnych czy finansowych aspektach prowadzenia działalności, w zależności od branży i planu działania (np. możliwość zawieszenia działalności, możliwości najmu lokalu, sposób reprezentowania firmy,  rozliczanie podatków, ustanowienie pełnomocnika, zatrudnianie pracowników, odpowiedzialność szeroko rozumiana oraz np. konieczność ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej). Oczywiście można powierzyć świadczenie takich usług specjalistom lub uzyskać najważniejsze informacje od swojej księgowej lub prawnika.  Jeśli jednak przedsiębiorca dopiero zaczyna i takiej obsługi nie posiada – warto umówić na indywidualne konsultacje.

Czy muszę rejestrować firmę?

Po przeprowadzeniu konsultacji, warto zorientować się, czy w przypadku konkretnie naszej działalności, jej profilu i oczekiwanych dochodów, konieczne jest rejestrowanie firmy  –  chodzi tutaj m.in. o sprawdzenie, czy w grę nie wchodzą inne formy prowadzenia działalności jak np. działalność nierejestrowana.

Działalność nierejestrowana (nieewidencjonowana) z definicji jest drobną działalnością zarobkową osób fizycznych i nie jest konieczne jej rejestrowanie jako działalności gospodarczej (czyli nie jest wymagany wpis do CEIDG) z uwagi na osiąganie niskich dochodów. Można prowadzić działalność nierejestrowaną jeśli (1) przychody z działalności w żadnym miesiącu roku nie przekroczą kwoty 1505 zł (tj. 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia), (2) w okresie ostatnich 5 lat osoba fizyczna nie wykonywała działalności gospodarczej.

Zezwolenia i koncesje

Następnym krokiem to sprawdzenie czy do prowadzenia planowanej działalności nie jest wymagane żadnego rodzaju pozwolenie. Istnieje określony zakres usług, które wymagają zezwolenia właściwego organu – z tych najbardziej powszechnych to np. sprzedaż alkoholu, prowadzenie apteki. Jeżeli przyszła działalność ma świadczyć usługi, które takiego pozwolenia wymagają, warto odpowiednio wcześniej złożyć wniosek w tym przedmiocie.

Dotacje na podjęcie działalności

Po podjęciu tych kroków, końcowo warto jeszcze zainteresować się, czy nie ma możliwości uzyskania dotacji na podjęcie własnej działalności gospodarczej. Rodzajów dotacji jest kilka, wszystkie zostały szczegółowo opisane tutaj – https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/001008.

W tym artykule skupimy się na jednej z podstawowych dotacji, którą najszybciej i najłatwiej można uzyskać, a która to przyznawana jest przez urząd pracy.

Chętni do otrzymania takiej dotacji powinni złożyć wniosek. W ramach wniosku trzeba będzie odpowiedzieć na pytania o: analizę rynku, na którym firma zamierza działać, konkurencyjność oferowanego produktu, usługi, towaru oraz analizę rynku konkurencji, opis działań marketingowych, mocne i słabe strony przedsięwzięcia oraz szanse i zagrożenia, jakie ono stwarza oraz analizę potencjalnych ryzyk.  dodatkowo trzeba wskazać proponowaną formę zabezpieczenia zwrotu dofinansowania.

Niemniej jednak warto podjąć starania o jej uzyskanie. Dotacja ta może wynieść nawet do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia i co do zasady jest bezzwrotna. Warunkiem bezzwrotności jest prowadzenie działalności przez następne 12 miesięcy i wydatkowanie środków zgodnie z przedstawionymi we wniosku kosztami. Można ją przeznaczyć na zakup m.in: środków trwałych, wyposażenia, oprogramowania, materiałów i towarów, adaptację lokalu, reklamę, konsultacje prawnej.  Ważnym jest, że ta dotacja przeznaczona jest przede wszystkim dla bezrobotnych (dostanie ją również opiekun osoby niepełnosprawnej, nigdzie nie pracujący i poszukujący pracy, absolwent centrum integracji społecznej, absolwent klubu integracji społecznej). 

Oficjalny wpis do CEIDG

Po przeprowadzeniu szerokiej analizy, rozpisaniu biznesplanu oraz stworzeniu budżetu, należy przejść do momentu oficjalnego zarejestrowania działalności, czyli wypełnienia wniosku o wpis do CEIDG. Do tego momentu:

1. Należy wybrać nazwę firmy – z zastrzeżeniem, że musi ona zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. 
2. Trzeba zadecydować o miejscu wykonywania działalności. (Jeśli się o dotację, już we wniosku należy podać adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej). Do danej nieruchomości należy posiadać tytuł prawny, np. prawo własności lub współwłasności, najem, użyczenie. 
3. Konieczne jest wybranie PKD czyli kodu z Polskiej Klasyfikacji Działalności. Polska Klasyfikacja Działalności pełni funkcję statystyczną, jednak kody te są podstawą do nadania numeru REGON. W ewidencji wskazuje się przeważającą działalność gospodarczą, czyli jeden kod głównej działalności, która ma największy udział w przychodach. Wskazuje się również dowolną liczbę kodów pozostałej działalności, czyli takich czynności, które firma wykonuje, ale nie są jej głównym przedmiotem. Co do zasady, w CEIDG powinny znaleźć się kody tylko tej działalności, którą przedsiębiorstwo w rzeczywistości podejmuje. Jeżeli profil działalności się zmieni, to istnieje możliwość zmiany czyli usunięcia lub dopisania nowych kodów. Fakt zmiany dotyczącej prowadzonej działalności i wykonania usługi znajdującej się poza zgłoszoną działalnością, należy zarejestrować w terminie od 7 dni od wykonania usługi. 
4. Warto zapoznać się również z obowiązkiem ubezpieczeniowym, bowiem założenie firmy wiąże się ze zgłoszeniem do ZUS i koniecznością odprowadzania składek. Obowiązek ubezpieczeniowy w odniesieniu do osoby prowadzącej pozarolniczą działalność powstaje od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności. Tutaj warto zapoznać się z możliwościami ulg dla przedsiębiorców np.:
5. Ulga na start – dla przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy prowadzą działalność gospodarczą lub rozpoczynają ją po raz kolejny po 5 latach od zawieszenia lub zamknięcia poprzedniej działalności. Może trwać do 6 miesięcy i polega na zwolnieniu z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Nie dotyczy jednak ubezpieczenia zdrowotnego. Z ulgi mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy:

1. prowadzą działalność jednoosobową albo są wspólnikami spółek cywilnych,
2. podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmują ją ponownie, po upływie co najmniej 5 lat od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia,
3. nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności.
4. Obniżenie składek ubezpieczeń społecznych do 24 miesięcy – obniżenie to pozwala „nowym” przedsiębiorcom płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne, liczone od obniżonej podstawy przez pełne 24 miesiące kalendarzowe. Obniżona podstawa nie może być niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

Ulga ta jest skierowana do osób, które łącznie spełniają dwa warunki:

1. nie prowadzą lub w okresie ostatnich 5 lat przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej nie prowadzili innej pozarolniczej działalności,
2. nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności. (ten warunek dotyczy całego okresu 24 miesięcy).

1. Końcowo należy zdecydować o formie księgowości, założeniu rachunku bankowego, wybrać formę opodatkowania dochodów i sprawdzić jak wygląda kwestia płatności podatku VAT.  (o tym w kolejnych  artykule). 
2. Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze numeru NIP ani REGON, to wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców będzie jednocześnie wnioskiem o ich nadanie. NIP i REGON zostaną uzupełnione we wpisie automatycznie.

Po przygotowaniu tych informacji, trzeba wypełnić odpowiedni formularz. Zarejestrować można się również online. 

Podsumowując, sam proces przygotowania i założenia firmy wydaje się być czasochłonny – jednak odpowiednie przygotowanie pozwala nie tylko na szybkie i bezstresowe przejście przez procedurę oraz uniknięcie błędów. Przemyślane decyzje i rzetelne przygotowanie pozwalają na uniknięcie późniejszego uzupełniania braków, niespodziewanych problemów urzędowych i dodatkowego stresu. Ponadto znajomość rynku oraz przeprowadzona analiza konkurencji pomogą w przyszłości szybko reagować na zagrożenia, sprostać wyzwaniom i w konsekwencji osiągnąć sukces.

Bibliografia:

https://www.biznes.gov.pl/

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/

https://wykorzystajto.pl/1735-promocja-marketing-reklama-firmy-w-internecie_jak-zbadac-rynek-przed-otworzeniem-firmy-sklepu.html

http://budujemyfirme.pl/artykuly/74/Praktyczne_wskaz%C3%B3wki_przed_za%C5%82o%C5%BCeniem_w%C5%82asnej_firmy/

https://www.cdef.pl/dotacje-na-start-2/images/dns2/szkolenia/r1_2019/DnS_2_Biznes_Plan_v2.pdf

* businnes to business  – umową zawartą między dwoma firmami. Najczęściej będzie to – z jednej strony – osoba samozatrudniona, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą – a z drugiej – firma zlecająca konieczność wykonywania pracy określonego rodzaju. 

Projekt powstał przy dofinansowaniu z Fundacji Agencji Rozwoju Przemysłu, pod patronatem Fundacji Popieram Dolny Śląsk oraz Fundacji Skutecznie do przodu, we współpracy z Wicemarszałkiem Województwa Dolnośląskiego – Marcinem Krzyżanowskim